4. díl – 10 tipů, na co si dát pozor při zaváděná procesů

V předchozích dílech seriálu o procesech jsme si řekli, jak poznáte, kdy je vhodné začít procesy nastavovat, že pro implementaci procesů je dobré si zajistit vhodné podmínky a také, jak nastavování více procesů řídit jako projekt. V tomto díle se podíváme na to, jaké záludnosti se mohou během práce na procesech objevit a jak si s nimi nejlépe poradit. Určitě to není konečný výčet, ale i tak věřím, že vám pomohou se vyhnout aspoň některým nepříjemnostem a zklamáním.

1) ZAČNĚTE PROCESNĚ PŘEMÝŠLET CO NEJDŘÍVE

Chaos, který vzniká nabalování mnoha vrstev nesystematické práce, stále se opakujícího vymýšlení řešení, která už byla kdysi vymyšlena, zpomaluje práci a způsobuje zbytečné chyby. To, co s přehledem zvládáte v 5 lidech, v 10 a více už není možné. Čím dříve se při zmatcích různého typu zastavíte a popřemýšlíte, jestli by to šlo udělat lépe pomocí nějakého jednoduché procesu (checklist, základní pravidla apod.), tím lépe pro vaši firmu. V budoucnu budete mít na čem stavět. Ve chvíli, kdy už jen hasíte požáry na všech frontách, je mnohem náročnější a zdlouhavější se z takové situace vymotat. Ztrácíte přehled a nevíte, kde vlastně začít.

2) NEPODCEŇTE PŘÍPRAVU NA ZMĚNY

Pokud jste se už ocitli v situaci, kdy vám množství nesystematické práce přerůstá přes hlavu a budete potřebovat do „úklidu“ zapojit více lidí, věnujte přípravě komunikace dostatečné úsilí. Podrobně jsme se tomuto tématu věnovali v předchozích dílech. Lidé nemají rádi změny. Když po nich budete z ničeho nic chtít vytvářet procesy (a začít pracovat trochu jinak, než byli zvyklí), mohou se cítit ohroženi nebo to budou brát jen jako další práci navíc. Musí přesně vědět, proč mají chtít něco měnit. K čemu to bude jim osobně i jaký přínos to bude mít pro firmu celkově. Zapojením kolegů do příprav si získáte jejich důvěru a dáte jim najevo, že jejich názor je pro vás důležitý. Každý chce být důležitý a užitečný.

3) POZOR NA VĚČNÉ BRBLALY

Je dost pravděpodobné, že někdo z vašeho týmu bude mít k nastavování procesů nebo zavádění pravidel výraznější výhrady. Někdy má člověk tendenci pod tlakem slevit ze svých požadavků, aby měl klid. Dobře si předem rozmyslete, čeho chcete opravdu nastavením konkrétního procesu dosáhnout a z toho už neustupujte. Pokud jsou připomínky konstruktivní a logické, je na místě se jimi zabývat a nepřehlížet je. Přílišná a neopodstatněná tolerance se ale v této chvíli nevyplácí. Většinou totiž stejně dodatečně dospějete k závěru, že ústupky vám jen celou situaci zkomplikovaly a prodloužily cestu k cíli. Postoj kolegů ke změnám ve firmě obecně velmi úzce souvisí s firemní kulturou. Čím zdravější firemní kultura (společné hodnoty, jasná vize a poslání, otevřené vztahy, důvěra, smysluplnost práce), tím snáz lidé chápou a přijímají změny i v oblasti organizace práce. Není vůbec výjimkou, že se najdou lidé, kteří se novým podmínkám nejsou schopni nebo ochotni přizpůsobit a z firmy nakonec odchází. Pokud zůstávají, firmu svojí nepružností velmi brzdí a zcela nelogicky do nich okolí investuje mnohem více času a energie než do lidí, kteří jsou pro firmu opravdu přínosní a cenní.

4) FORMA A JEDNOTNÁ ÚPRAVA DOKUMENTŮ

Než začnete chrlit spousty textů, popřemýšlejte nad tím, v jaké podobě budou pro vás a vaše kolegy zpracované procesy nejsrozumitelnější. Jedna z možností je použít pro znázornění celého procesu např. formu myšlenkové mapy nebo piktogramy s odkazy na textové části. V nich už můžete jít do větších podrobností. Vhodné je využívat co nejvíce printscreeny a popisky. Jsou názorné a lidé se v nich rychleji zorientují.

Pokud chcete, aby vaše dokumentace (a tím i firma) působila profesionálně, myslete i na to, jak budou jednotlivé procesy vypadat co do nastavení typu fontu, velikosti a barvy písma, umístění loga, nadpisů, strukturování textu, umístění obrázků, používání piktogramů, vyznačování různých sekcí pro důležité informace apod. I interní dokumenty jako jsou popisy procesů, popisy pracovních pozic, pracovní smlouvy, pracovní postupy apod. jsou vaší vizitkou. Jsou to často první dokumenty, se kterými u vás noví kolegové přijdou do kontaktu, a vaše firma na ně už tímto vyvolává určitý dojem. Když působí na první pohled jednotně a uspořádaně, pomáhají vám vytvořit povědomí o vaší značce i mimo přímý marketing, než když je každý papír jiný a nemá na sobě ani logo. Do dodatečné grafické úpravy dokumentů se většinou nikomu nechce. Když začnete vytvořením šablony, ušetříte si spoustu zbytečné práce a výsledek bude i mnohem lépe vypadat.

5) USPOŘÁDÁNÍ DOKUMENTŮ

Jedna z věcí, která mnohé nadšence, kteří se pustí do popisován procesů, velmi brzy doběhne, je zmatek v ukládání souborů. Najednou zjistí, že mají několik verzí téhož, neví, která je ta poslední, do které kolega vepsal poznámky atp. Hned na začátku práce si vytvořte systém, jak budete soubory označovat (např. nejdříve datum, pak název souboru nebo obráceně), podle čeho poznáte, která verze je nejaktuálnější, do jakých adresářů budete jednotlivé soubory rozřazovat (podle oddělení nebo podle procesů nebo ještě podle jiných kritérií). Pokud budete dokumenty uchovávat i v tištěné podobě, což je mnohdy užitečné zejména v začátcích, kdy chcete, aby si vaši kolegové zvykli procesy používat, zvolte pro to místo, o kterém budou všichni vědět, nebo vytvořte každému jeho vlastní složku, kde budou jen procesy, které se ho týkají. Zdánlivá maličkost, ale umí pěkně potrápit a mnohdy i odradit od další práce.

6) VŠECHNO POSTUPNĚ

Nepracujte na mnoha procesech najednou, neskákejte z jednoho procesu na druhý. Než se do mapování procesů pustíte, rozmyslete si předem, které všechny procesy budete chtít nastavit, seřaďte si je podle priorit a zpracovávejte je postupně. Zaměřte se klidně jen na jeden, v jehož zlepšení vidíte největší přínos pro firmu. Až ho dokončíte, začněte s dalším. Chaotické nastavování mnoha procesů naráz vede spíš k časovým ztrátám a své kolegy můžete takovou smrští úplně zahltit a odradit. V horším případě nakonec nastavování procesů úplně vzdáte, protože se vám bude zdát, že práce na nich nikam nevede a vy se v ní spíš utápíte.

7) NEBUĎTE ZKLAMANÍ, KDYŽ PRVNÍ VERZE NEBUDE DOKONALÁ

Pokud nemáte s mapováním a popisováním procesů vůbec žádnou zkušenost, musíte si dopřát čas se nejprve s procesy naučit pracovat. Najít si nejvhodnější způsob, jak se dobrat uspokojivého výsledku. Nebuďte na sebe zbytečně přísní. Chybami se člověk učí. První verze většinou není perfektní, ale už máte na čem stavět a co zlepšovat. Navíc procesy nejsou neměnné a vy na nich budete stále pracovat, kdykoliv se cokoliv změní. Jen tak vám budou dobře sloužit. Když budou odrážet realitu a ne popisovat minulost.

8) NEZABŘEDNĚTE DO PROCESNÍ PŘEBUJELOSTI, ALE POZOR NA PŘÍLIŠNOU STRUČNOST

Na začátku práce na procesu je dobré si rozmyslet, co všechno a jak moc do hloubky je potřeba popsat, aby takový proces opravdu přinesl užitek. Během práce se čas od času zastavte a položte si otázku, jestli už to nejsou texty moc nafouknuté a zda je vytvářený proces tak akorát košatý, aby byl ještě pro vaše kolegy pochopitelný a přehledný. Méně je někdy více. Do větších detailů půjdete u procesů, kde potřebujete maximální přesnost, kvalitu a řešíte bezpečnost. U procesů, kde chcete ponechat lidem více volnosti ve způsobu, jakým se dostanou k výsledku, zůstaňte „při zemi“ a využijte více např. definování požadavků na kvalitu výstupu pomocí checklistu. Do jakých detailů přesně v kterém procesu jít vám pomůže odhalit realita a zpětná vazba od vašich kolegů. Pokud budete ale příliš struční, případně vám v procesu budou chybět některé kroky, nebude takový proces srozumitelný a velmi rychle jej budete muset upravovat a doplňovat.

9) NENECHTE SE ZBYTEČNĚ NAVÉZT DO POUŽÍVÁNÍ SLOŽITÉHO SOFTWARU

Pro IT nadšence může být představa speciálního softwaru na mapování procesů lákavá, ale takové softwary na vytváření procesních diagramů, sledování výkonnosti, hodnocení zaměstnanců apod. nejsou úplně nejlevnější záležitost a jsou většinou vhodné až pro větší firmy, kde má zpracovávání procesů na starosti procesní manažer. Záleží na vás, jestli si budete chtít takový program pořídit. Menší až střední firmy si většinou vystačí s klasickými textovými a tabulkovými editory. Jedním z důvodů je i to, že potřebujete, aby s dokumenty byli schopní pracovat všichni vaši kolegové. A to se může se zaváděním nového softwaru výrazně zkomplikovat.

10) BUĎTE TRPĚLIVÍ, VYTRVALÍ A NÁPOMOCNÍ

Pokud nebudete na procesech pracovat přímo vy jako majitel, dobře si vyberte osobu, které procesy svěříte. Je to mravenčí práce a běh na dlouho trať. Nicméně je to investice, která se vám v budoucnu několikanásobně vrátí. Bezpočet firem se utápí v chaosu ve chvíli, kdy se náhle zvýšil počet jejich zaměstnanců a ony na to nebyly procesně připravené. Nejhorší známkou takového kolapsu jsou chyby, které pocítí zákazník. A na vážné problémy máte zaděláno. Buďte proto oporou manažerovi, který dostane zpracování procesů na starost. Není to lehký úkol, ale na jeho konci je vidět výsledek, který vás jistě potěší a posune vaši firmu o velký kus dopředu. Snažte se mu proto vycházet vstříc a dávat mu zpětnou vazbu, aby procesy dokázal nastavit co nejlépe. V této roli se velmi dobře uplatňují nezávislí externí spolupracovníci, kteří mají dostatečný nadhled a odstup a díky tomu jsou schopni odhalit i nedostatky, které už člověk s firmou srostlý nemá možnost vidět.

Těchto 10 tipů vychází z mé osobní zkušenosti a byly to nejčastější blokátory na cestě k úspěšnému nastavení procesů. Většinou se je podařilo překonat. V pár případech byly ale problémy tak zásadní a chyběla vůle k jejich nápravě, že se procesy v takových podmínkách napoprvé zavést nepodařilo. V posledním díle se podíváme na konkrétní fáze popisování procesů, abyste vše zvládli od začátku až do konce s lehkostí a bez mučení.

 Tento článek byl původně napsán pro magazín START-IN

Regina Kubcová je specialistkou na procesní a projektové řízení pro start upy a malé i střední firmy. Více než 17 let se věnuje nastavování a optimalizaci firemních procesů s přesahem do personalistiky a marketingu. Pomáhá majitelům firem i jejím manažerům formou konzultací i jako interim manažer zorganizovat si práci a zavést procesy tak, aby byli produktivní a měli podmínky pro další rozvoj. Své zkušenosti předává i jako lektorka na kurzech, které pořádá ve spolupráci s firmou SevenIN. Ta se, kromě vzdělávacích akcí, zaměřuje na práci s klienty v oblasti firemní kultury, leadershipu a marketingu. Působí rovněž jako mentorka a expertka v akceleračních programech Impact Hub Praha a v Asociaci rodinných firem.

 

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *